Khi nói đến việc đội vốn đối với các dự án trong ngành xây dựng, đa số lãnh đạo doanh nghiệp sẽ nghĩ ngay đến các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp như:
- Giá vật liệu tăng
- Nhân công thiếu hụt
- Các phát sinh ngoài thiết kế
- Điều kiện thi công thay đổi hoặc không thuận lợi
- …
Nhưng qua quá trình làm việc với nhiều doanh nghiệp đầu tư và thi công xây dựng, chúng tôi nhận thấy một thực tế đó là: Chi phí đội vốn lớn nhất của các dự án xây dựng không nằm ở vật tư mà nó nằm ở sự thiếu hiệu quả trong quản trị. Quản trị dự án không hiệu quả kéo theo hàng loạt vấn đề tiềm ẩn liên quan đến đội vốn dự án như:
- Chậm tiến độ
- Chất lượng kém => phải đập đi làm lại
- Nhân công ăn cắp thời gian trong quá trình triển khai công việc
- …
Những “rò rỉ” lợi nhuận âm thầm mà rất ít lãnh đạo để ý đến
Trong các doanh nghiệp xây dựng thì thông thường lợi nhuận không mất đi vì một sai lầm lớn duy nhất nào đó mà nó thường mất rò rỉ, âm thầm qua các nguyên nhân mà lãnh đạo doanh nghiệp thường không để ý hoặc xem nhẹ như:
- Quy trình phê duyệt chậm: lãnh đạo các doanh nghiệp xây dựng thường bận trăm công nghìn việc nên cứ có yêu cầu phê duyệt trình lên thì thường phải để ở trên bàn của lãnh đạo vài ngày, nhiều lúc lên tới cả tháng.
- Hồ sơ liên quan đến dự án bị đi lòng vòng giữa các phòng ban, các bộ phận liên quan và mỗi khâu lại bị chậm đi một tí
- Báo cáo tổng hợp thủ công: đa số cách báo cáo của các bộ phận trong các doanh nghiệp xây dựng hiện nay là: in ra giấy rồi sau đó trình lên cho lãnh đạo, hoặc gửi file qua email, chat,…
- Thông tin giữa các bộ phận liên quan đến dự án không đồng nhất: do mỗi bộ phận xử lý dữ liệu theo một cách riêng trên những công cụ khác nhau…
- Lãnh đạo luôn thiếu dữ liệu tức thì để ra được quyết định kịp thời liên quan đến việc giải quyết các vấn đề cấp bách của dự án…
Cứ như thế, mỗi chỗ chậm một chút, mỗi bước của dự án sai lệch một ít, nhưng cộng dồn lại thì nó tạo thành chi phí vô hình rất lớn và điều cực kỳ rủi ro là các chi phí vô hình này cứ âm thâm gặm nhấm vào lợi nhuận của dự án mà lãnh đạo của doanh nghiệp không hề hay biết. Với các dự án giá trị hàng trăm tỷ thì chỉ cần 2–3% sai lệch do quản lý cũng có thể tương đương hàng tỷ đồng lợi nhuận bị bào mòn.
Vì sao phương pháp quản lý truyền thống không còn đáp ứng được việc quản trị dự án
Nhiều doanh nghiệp vẫn đang vận hành dự án bằng các công cụ và phương thức truyền thống như:
- Các file Excel, Word… rời rạc
- Lập các nhóm Zalo trao đổi công việc
- Quy trình ký duyệt vẫn bằng giấy và các bộ phận vẫn phải in ra giấy rồi trình lên lãnh đạo…
- Dữ liệu mỗi phòng ban được quản lý bằng một phần mềm riêng
Những cách quản lý và các công cụ quản lý này không hề sai, tuy nhiên phải nhìn nhận thẳng thắn rằng chúng không được thiết kế cho việc kiểm soát tổng thể một dự án xây dựng trong quản trị hiện đại, đặc biệt là các dự án có quy mô vừa và lớn trong ngành xây dựng và kéo dài hàng nhiều năm.
Một dự án xây dựng là một hệ sinh thái phức tạp, trong đó nó phải trải qua các bước:
Đầu tư → Thiết kế → Dự toán → Thi công → Tài chính → Kiểm soát
Và các bước này phải có mối liên hệ biện chứng mật thiết với nhau trong quá trình chuẩn bị đầu tư cũng như thực thi dự án. Vì vậy, nếu dữ liệu không được kết nối, ban lãnh đạo sẽ luôn ở trạng thái “biết sau khi sự việc đã xảy ra”, đây là phương thức quản lý luôn nằm trong trạng thái bị động.
Chuyển từ “Theo dõi” dự án sang “Kiểm soát” dự án
Quản trị hiện đại không còn chỉ là ngồi và xem báo cáo nữa, mà quản trị hiện đại phải đáp ứng được các yếu tố:
- Phát hiện rủi ro của dự án sớm
- Phải chuẩn hóa quy trình quản lý dự án giữa các bộ phận liên quan
- Kết nối dữ liệu liên phòng ban và các bộ phận liên quan theo quy trình đã được chuẩn hoá
- Thiết lập cơ chế trách nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban và các bộ phận liên quan đến dự án
- Theo dõi tiến độ, chi phí và hiệu suất trên dashboard thời gian thực
- Sử dụng các trợ lý ảo AI trong việc cảnh báo và dự báo tiến độ, chi phí,… của dự án
Để đáp ứng được các yếu tố này thì yêu cầu đối với các doanh nghiệp xây dựng đó là cần một nền tảng quản trị tích hợp.
Nền tảng quản trị tích hợp ở đây đó là không phải chỉ thêm một phần mềm mà là phải thêm một hệ thống (giải pháp) điều hành quản trị tổng thể như giải pháp IBOM.
Chuyển đổi số trong xây dựng không còn là lựa chọn
Khi thị trường ngày càng cạnh tranh cao, biên lợi nhuận ngày càng mỏng thì Doanh nghiệp nào kiểm soát tốt dữ liệu – doanh nghiệp đó sẽ kiểm soát được lợi nhuận. Đó là tiêu chí sống còn đối với các doanh nghiệp xây dựng trong quản trị hiện đại. Chính vì thế, tương lai của quản trị đối với các doanh nghiệp xây dựng nói riêng và các doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nói chung đó là phải đáp ứng được 4 yếu tố cốt lõi sau:
- Minh bạch
- Chuẩn hóa
- Tự động hóa
- Dựa trên dữ liệu
Như vậy, câu hỏi dành cho các lãnh đạo trong các doanh nghiệp không còn là: “Có nên chuyển đổi số hay không?” Mà là: “Nếu không làm ngay, doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại bao nhiêu trong 3 năm tới?”
