Góc nhìn từ các nguyên nhân mang tính hệ thống
Trong ngành xây dựng, chậm tiến độ công trình thường được xem là điều “khó tránh khỏi”, đặc biệt là các công trình lớn có thời gian thi công kéo dài. Nguyên nhân thường được các nhà thầu nhắc đến là:
- Thời tiết
- Thiếu nhân lực
- Gián đoạn vật tư
- Thay đổi thiết kế trong quá trình thi công
Đây có thể được xem là các nguyên nhân khách quan và rất khó kiểm soát đối với các nhà quản lý dự án. Tuy nhiên, nếu hiện tượng chậm tiến độ xảy ra lặp đi lặp lại ở nhiều dự án, thì nguyên nhân thực sự thường hiếm khi nằm ở các yếu tố tình huống như trên mà nó nằm ở cấu trúc quản lý dự án. Nghĩa là vấn đề chậm tiến độ không phải là dự án gặp khó khăn vì những nguyên nhân khách quan hoặc những tình huống khó kiểm soát mà là doanh nghiệp chưa có hệ thống để phát hiện, kiểm soát và ngăn chặn chậm tiến độ công trình một cách chủ động.
Tư duy sai về chậm tiến độ ở các dự án riêng lẻ
Trong nhiều doanh nghiệp xây dựng, mỗi lần dự án bị chậm tiến độ thì sẽ được đưa ra phân tích trong các cuộc họp dự án như một trường hợp riêng biệt theo một logic chung:
Dự án bị trễ → tìm nguyên nhân → xử lý → kết thúc.
Cách tiếp cận này đang tạo ra một tư duy sai cho các lãnh đạo và các nhà quản lý dự án, đó là: Việc chậm tiến độ công trình là vấn đề độc lập cho từng dự án riêng biệt, không liên quan gì đến các dự án khác hoặc các yếu tố khác ngoài dự án. Nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp có nhiều dự án đều có chung xu hướng khi để xảy ra chậm tiến độ dự án, như:
- Chậm ở cùng một giai đoạn (như cùng chậm ở khâu giải phóng mặt bằng, cùng chậm ở khâu điều phối vật tư,…)
- Gặp các vấn đề phối hợp giữa các bộ phận liên quan đến dự án (như công trường yêu cầu vật tư nhưng bộ phận kho chậm xuất, bộ phận kế toán chậm xuất tiền trong quá trình bộ phận kho nhập vật tư,…)
- Các công trình chịu áp lực về nguồn lực giống nhau (như luôn luôn thiếu nhân lực chuyên môn về lĩnh vực xử lý nền móng hoặc nhân lực chuyên môn luôn bị quá tải vì tham gia vào quá nhiều dự án cùng một thời điểm,…)
Nếu đứng trên góc nhìn đơn lẻ, thì những yếu tố trên có thể được nhìn nhận là những vấn đề liên quan trực tiếp đến dự án. Nhưng với góc nhìn tổng thể, thì đây chính là các vấn đề của hệ thống quản lý dự án xây dựng mà nhiều doanh nghiệp xây dựng đang gặp phải.
Thiếu chuẩn hóa trong quản lý tiến độ công trình
Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến chậm tiến độ công trình đó là doanh nghiệp đang thiếu cấu trúc quản lý tiến độ công trình thống nhất. Một thực tế đang xảy ra ở các doanh nghiệp xây dựng hiện nay đó là: mỗi dự án đang được theo dõi tiến độ theo một cách thức khác nhau:
- Có dự án được quản lý trên file Excel
- Có dự án được quản lý trên nhiều công cụ phần mềm riêng lẻ như: MS Project, Primavera,…
- Có dự án thì tiến độ lại được cập nhật thủ công theo kinh nghiệm của người quản lý
Sự thiếu thống nhất này dẫn đến việc quản lý tiến độ dự án luôn mang tính bị động, lãnh đạo hoặc các cấp quản lý luôn gặp những vấn đề:
- Không thể so sánh tiến độ giữa các dự án
- Không thể có bức tranh tổng hợp tổng thể cho tất cả các dự án
- Không nhận diện được các mẫu chậm tiến độ bị lặp lại cho các dự án tương tự
- Không thể phát hiện sớm các sai sót tiềm ẩn của từng dự án
Sự phân mảnh trong phối hợp thi công dự án
Một dự án xây dựng luôn có nhiều đơn vị, bộ phận tham gia vào trong quá trình thi công:
- Nhà thầu chính
- Nhà thầu phụ
- Nhà cung cấp
- Các bộ phận nội bộ (ban lãnh đạo, bộ phận kho, kế toán, cung ứng, nhân sự,…)
Vì vậy, khi dự án không được vận hành trên một hệ thống quản lý dự án tập trung thì thông tin, dữ liệu của dự án trong quá trình thi công bị phân mảnh, nói đúng hơn là dự án không thể tồn tại một hạ tầng dữ liệu, và khi đó việc quản lý dự án sẽ gặp những vấn đề:
- Sự phụ thuộc giữa các công việc giữa các bộ phận liên quan không được kiểm soát chặt chẽ
- Thông tin của dự án sẽ bị gián đoạn do việc tập hơp dữ liệu cũng như trình xử lý dữ liệu phải thực hiện từ nhiều nguồn khác nhau và bằng phương pháp thủ công.
- Việc phối hợp giữa các bộ phận liên quan đến dự án có lúc thì trở nên rời rạc, nhưng có lúc thì lại bị chồng chéo lên nhau.
Cứ mỗi vấn đề gặp phải trên sẽ gây nên một chậm trễ nhỏ đối với dự án, và hoàn toàn có thể lan rộng và ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ của công trình.
Độ trễ trong khả năng quan sát của lãnh đạo
Đại đa số các doanh nghiệp xây dựng hiện nay, các báo cáo tiến độ công trình được thực hiện theo tuần hoặc tháng, điều này dẫn đến một độ trễ lớn trong khâu quản trị vì dự án luôn luôn phải vận hành theo thời gian thực. Vì vây, khi ban lãnh đạo của doanh nghiệp nhận thấy dự án đang bị chậm và đi vào phân tích các vấn để để tìm ra nguyên nhân thì:
- Các vấn đề này đã bị lan sang nhiều hạng mục của dự án
- Cơ hội xử lý sớm các vấn đề phát sinh đó đã bị muộn
- Chi phí khắc phục các vấn đề sẽ tăng cao và mất nhiều thời gian hơn.
Hay nói cách khác, ở các doanh nghiệp xây dựng hiện nay thì các CEO thường đang phản ứng với kết quả của dự án, thay vì kiểm soát tiến độ dự án theo thời gian thực. Điều này dẫn đến những độ trễ nhất định trong khả năng quan sát dự án của các lãnh đạo và các cấp độ quản lý.
Thiếu hệ thống kiểm soát tiến độ ở cấp độ tổng thể
Ở nhiều doanh nghiệp xây dựng, lãnh đạo vẫn đang tập trung cải thiện tiến độ cho từng dự án riêng lẻ chứ không xây dựng được một hệ thống kiểm soát tiến độ trên toàn danh mục dự án mà doanh nghiệp đang thi công. Điều này đang dẫn đến những hệ quả là:
- Lãnh đạo không có cách theo dõi tiến độ xuyên suốt trên toàn danh mục dự án
- Lãnh đạo không có nhìn thấy được những cảnh báo sớm trong bức tranh tổng thể của toàn danh mục dự án
- Lãnh đạo không học được, đúc rút kinh nghiệp được từ các các kết quả của các dự án trước đó.
Cứ như thế doanh nghiệp sẽ gặp phải một vấn đề là: cùng một nguyên nhân làm chậm tiến độ nhưng sẽ lặp lại nhiều lần trên nhiều dự án khác nhau.
Từ quản lý bị động đến kiểm soát chủ động
Với các nguyên nhân mang tính hệ thống có thể làm chậm tiến độ của công trình được phân tích như trên thì các lãnh đạo doanh nghiệp cần phải nhìn nhận là: giải pháp duy nhất để giải quyết đó là phải chuyển từ quản lý một cách bị động sang kiểm soát chủ động hoàn toàn trên toàn bộ danh mục dự án, hay nói cách khác là doanh nghiệp cần chuyển từ “quản lý” sang “kiểm soát hệ thống”.
Giải pháp này có thể giúp doanh nghiệp:
- Chuẩn hóa quản lý tiến độ dự án: Tất cả dự án cần có cùng chung một cấu trúc theo dõi tiến độ.
- Hệ thống quản lý dự án xây dựng tập trung: Việc kết nối tiến độ, chi phí và nguồn lực của các dự án phải được thực hiện trong cùng một nền tảng.
- Theo dõi tiến độ theo thời gian thực: Dữ liệu vận hành của các dự án phải được theo dõi theo thời gian thực, như thế thì sẽ phát hiện việc chậm tiến độ dự án ngay khi tín hiệu mới bắt đầu xuất hiện.
Các nền tảng quản trị như IBOM sẽ cho phép các doanh nghiệp xây dựng thực hiện điều này thông qua hệ thống quản lý công trình dựa trên dữ liệu.
Tương lai của quản lý tiến độ trong ngành xây dựng
Khi dự án ngày càng phức tạp, thời gian thi công dài thì quản lý tiến độ công trình không thể tiếp tục dựa vào Excel, các báo cáo định kỳ mà đòi hỏi phải có một giải pháp tổng thể. Khi đó, lợi thế cạnh tranh và việc phát triển bền vững của doanh nghiệp xây dựng sẽ phụ thuộc vào:
- Khả năng phát hiện chậm tiến độ sớm, ngay khi tín hiệu mới bắt đầu xuất hiện
- Khả năng hiểu mối quan hệ, ràng buộc giữa các công việc trong dự án
- Khả năng kiểm soát tiến độ trên nhiều dự án cùng lúc và trên một màn hình
Vì vậy câu hỏi quan trọng đặt ra đối với các doanh nghiệp xây dựng lúc này là:
“Làm thế nào để thiết kế được hệ thống giúp lãnh đạo phát hiện và kiểm soát việc chậm tiến độ của các dự án trước khi nó xảy ra?”
Đỗ Hữu Binh
CEO, ISOFT
Bài viết nằm trong series phân tích chuyên sâu về quản trị dự án xây dựng và kiểm soát chi phí.
© 2026 Đỗ Hữu Binh. Mọi trích dẫn hoặc sử dụng lại nội dung vui lòng ghi rõ nguồn và tên tác giả.
