Biên lợi nhuận hiếm khi mất vì một sai lầm lớn
Khi dự án lỗ, nguyên nhân thường được quy về:
- Giá vật tư tăng
- Phát sinh không kiểm soát
- Rủi ro hợp đồng
Nhưng thực tế, biên lợi nhuận thường không mất vì một cú sốc.
Nó mất dần.
Những thay đổi nhỏ. Những quyết định chậm. Những con số không đủ rõ ràng.
Khi báo cáo tài chính phản ánh vấn đề, thì biên lợi nhuận đã không còn.
Mối liên hệ ‘âm thầm’ giữa khối lượng và lợi nhuận
Khối lượng nằm ở trung tâm kinh tế của dự án.
Mỗi thay đổi khối lượng đều tác động đến:
- Chi phí
- Cam kết mua sắm
- Phạm vi thầu phụ
- Dòng tiền
Tuy nhiên, trong nhiều dự án, dữ liệu khối lượng lại:
- Phân tán
- Lẫn lộn phiên bản
- Tách rời quyết định thương mại
Đây chính là nơi lợi nhuận bị rò rỉ.
Vì sao báo cáo truyền thống luôn ‘đi sau’ thực tế
Báo cáo tháng phản ánh những gì đã xảy ra.
Chúng cần thiết, nhưng mang tính hậu kiểm.
Khi chi phí vượt kiểm soát xuất hiện trên báo cáo:
- Hợp đồng mua sắm đã ký
- Phát sinh khó đàm phán
- Phương án xử lý rất hạn chế
Bảo vệ lợi nhuận cần tín hiệu sớm, không chỉ là giải trình muộn.
Kiểm soát khối lượng theo hệ thống thay đổi thời điểm ra quyết định
Khi khối lượng được kiểm soát bằng hệ thống:
- Thay đổi được nhìn thấy ngay
- Tác động chi phí được ước lượng sớm
- Trao đổi thương mại bắt đầu kịp thời
Không loại bỏ rủi ro.
Nhưng đưa quyết định về sớm hơn, khi vẫn còn lựa chọn.
Từ quản lý phản ứng sang kiểm soát chủ động
Các đội dự án áp dụng kiểm soát theo hệ thống đều ghi nhận:
- Ít bất ngờ hơn
- Phê duyệt có cơ sở hơn
- Vị thế đàm phán phát sinh tốt hơn
Bảo vệ lợi nhuận trở thành thói quen hằng ngày, không phải việc cuối kỳ.
Kiểm soát tốt giúp tăng niềm tin, không tạo thêm thủ tục
Hệ thống tốt không làm dự án chậm lại.
Nó mang lại:
- Một nguồn dữ liệu dùng chung
- Trách nhiệm rõ ràng với thay đổi
- Niềm tin vào con số
Sự rõ ràng này giúp giảm xung đột giữa dự án – thương mại – ban lãnh đạo.
Biên lợi nhuận được bảo vệ từ những quyết định nhỏ
Không có công cụ nào ‘cứu’ được lợi nhuận.
Lợi nhuận được bảo vệ nhờ:
- Nhìn thấy kịp thời
- Kỷ luật kiểm soát khối lượng
- Quyết định có bối cảnh
Kiểm soát theo hệ thống chỉ đơn giản là tạo điều kiện cho điều đó.
Nhìn về phía trước
Ở bài tiếp theo, chúng ta sẽ bàn về cách doanh nghiệp xây lắp mở rộng kiểm soát theo hệ thống trên nhiều dự án mà vẫn linh hoạt.
Bảo vệ lợi nhuận mới chỉ là bước khởi đầu.
