Ảo tưởng về chuyển đổi số đối với các doanh nghiệp hiện nay
Trong nhiều năm qua, doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực đã đầu tư mạnh vào các giải pháp phần mềm như: ERP, CRM, BI, cloud, dashboard… với mục đích hiện đại hoá việc quản trị doanh nghiệp. Điều này đã hình thành như một trào lưu cho định hướng phát triển của doanh nghiệp trong thời kỳ công nghệ và các doanh nghiệp đang nắm trong tay những kho dữ liệu khổng lồ và có mặt ở tất cả các ngõ ngách, phòng ban, bộ phận… của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các phần mềm quản trị mới chỉ giúp doanh nghiệp hiển thị dữ liệu từ các kho dữ liệu này mà chưa phản ánh được hết một số vấn đề quan trọng trong khâu kiểm soát của quản trị doanh nghiệp như:
- Lãnh đạo có nhận được báo cáo thường xuyên không?
- Các mức quản lý đã có đầy đủ KPI của các phong ban và nhân viên chưa?.
- Nhân viên đã được giao việc thường xuyên và các công việc này được thực thi theo đúng kế hoạch chưa? Trường hợp công việc bị chậm tiến độ thì lãnh đạo đã được cảnh báo thường xuyên chưa?
Khi doanh nghiệp xảy ra một số vấn đề: doanh thu sụt giảm, chi phí vượt ngân sách, tiến độ công việc & dự án chậm, rủi ro tuân thủ tăng cao,… thì lãnh đạo mới nhận ra một điểm yếu cốt lõi, đó là: nhìn thấy dữ liệu không đồng nghĩa với kiểm soát được tổ chức, đây là một khoảng trống mà việc đầu tư phần mềm quản trị hiện nay ở các doanh nghiệp đang để lại.
Vậy, quản trị trong thời đại AI khác gì so với quản trị dựa trên hiển thị dữ liệu hoặc thủ công trước đây?
Trước khi AI bùng nổ thì phương thức sử dụng nhiều hệ thống phần mềm quản trị để kiểm soát dữ liệu trở thành phương thức quản trị chủ yếu tại đại đa số các doanh nghiệp và tổ chức. Mặc dù đã cải thiện rất nhiều so với các phương thức quản trị truyền thống nhưng phương thức quản trị này vẫn mang nặng yếu tố hiển thị dữ liệu, và việc thực thi + xử lý vẫn phụ thuộc vào yếu tố con người rất nhiều. Chính vì thế, nó vẫn bộc lộ một số điểm yếu cố hữu xảy ra đối với các doanh nghiệp từ trước đến nay:
- Ra quyết định chậm: việc ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp vẫn do con người quyết định, vì vậy khi lãnh đạo hoặc quản lý của doanh nghiệp hoặc tổ chức bận thì việc ra quyết định sẽ bị đình trệ.
- Sai sót lan tỏa chậm: Các sai sót xảy ra luôn bị ẩn dưới lớp dữ liệu và không được khuyến cáo tức thì, chính vì thế những sai sót này sẽ hình thành từ từ và lãnh đạo chỉ biết được khi nó đã đủ lớn.
- Phân tích phụ thuộc con người: Các màn hình dashboard, BI,… mang lại cho các lãnh đạo các số liệu tổng hợp từ dữ liệu quản trị, nhưng việc phân tích các dữ liệu tổng hợp này đều phải phụ thuộc vào lãnh đạo, trợ lý lãnh đạo, hoặc các cấp quản lý để đưa ra được các quyết định đúng đắn.
Phương thức quản trị trong thời đại AI mang lại cho doanh nghiệp một cách tiếp cận hoàn toàn khác, và những điểm yếu cố hữu ở các phương thức quản trị khác từ trước đều được giải quyết triệt để:
- Các quyết định có thể được tự động hóa: AI có thể giúp lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu mà AI tổng hợp và phân tích được.
- Sai sót được cảnh báo tức thì: AI luôn theo dõi dữ liệu và phát cảnh báo tới người dùng, lãnh đạo một cách tức thì khi phát hiện có sai sót xảy ra trong bất kỳ khâu quản trị nào tại tổ chức và doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, phương thức quản trị trong thời đại AI cũng tiềm ẩn không ít rủi ro mà các doanh nghiệp cần phải hết sức lưu ý:
- AI sẽ ra quyết định sai ở quy mô lớn trong trường hợp dữ liệu đưa vào hệ thống kém chất lượng: AI được huấn luyện và đào tạo dựa trên dữ liệu được đưa vào hệ thống, chính vì thế khi dữ liệu kém chất lượng thì AI cũng sẽ đưa ra những nhận định và phân tích sai dẫn đến những quyết định sai.
- AI không làm doanh nghiệp thông minh hơn nếu nền tảng quản trị của doanh nghiệp là yếu, và đối với các nền tảng quản trị yếu thì AI chỉ khiến doanh nghiệp ra quyết định sai nhanh hơn so với các phương thức quản trị trước đây mà thôi.
Vì vậy, khi lãnh đạo muốn đưa doanh nghiệp vào một mô hình quản trị trong thời đại AI thì bắt buộc phải trả lời rõ 4 câu hỏi:
- Ai sẽ sở hữu dữ liệu?
- Ai định nghĩa KPI?
- Ai chịu trách nhiệm cuối cùng?
- Và các chiến lược của doanh nghiệp có được phân rã xuống thực thi hay không?
Khi định nghĩa rõ được 4 câu hỏi trên thì các dữ liệu đưa vào hệ thống mới là dữ liệu có chất lượng tuyệt đối và giúp AI làm việc với độ chính xác cao và tạo ra cho doanh nghiệp một mô hình quản trị theo hướng kiểm soát chiến lược.
Từ hiển thị dữ liệu đến kiểm soát chiến lược
Các mô hình quản trị trong các doanh nghiệp hiện nay được chia ra làm 3 cấp độ:
Cấp độ 1 – Thu thập dữ liệu
Đây có thể xem là mô hình quản trị thủ công: Dữ liệu tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau như: trên file excel, trên word, trên giấy… Dữ liệu ở các phòng ban, bộ phận, cá nhân được thu thập theo những hình thức khác nhau và được chia sẻ theo nhiều hình thức khác nhau như: gửi email, in giấy rồi trình lên,… Tất cả dữ liệu đều bị phân mảnh và rất khó cho việc tổng hợp và ra quyết định.
Cấp độ 2 – Hiển thị dữ liệu
Đây là cấp độ quản trị đang thịnh hành hiện nay ở các doanh nghiệp. Với cấp độ này thì dữ liệu được tổng hợp từ phần mềm và hình thành các dashboard, báo cáo, biểu đồ,… cho lãnh đạo, người quản lý và các phòng ban trong doanh nghiệp. Từ các số liệu được hiển thị trên các dashboard, báo cáo, biểu đồ đó lãnh đạo hoặc các cấp quản lý của doanh nghiệp sẽ phân tích, xử lý và ra quyết định.
Ở cấp độ này thì dữ liệu được tập trung và quản lý bởi các phần mềm ERP, CRM, BI,… tuy nhiên, lãnh đạo phải có tính chủ động trong việc đọc dữ liệu thường xuyên mới ra được quyết định kịp thời và tránh được những sai lầm lớn được tích tụ từ những sai lầm nhỏ bị ẩn trong kho dữ liệu của doanh nghiệp.
Cấp độ 3 – Kiểm soát chiến lược
Kiểm soát chiến lược có nghĩa là:
- Chiến lược được phân rã thành các mục tiêu có thể đo lường được.
- KPI được liên kết từ Ban lãnh đạo đến phòng ban và từng cá nhân.
- Mọi sáng kiến, thực thi, xử lý đều truy vết được về mục tiêu chiến lược.
- Trách nhiệm trong doanh nghiệp được định nghĩa và thiết kế rõ ràng.
- Rủi ro luôn được phát hiện sớm và tức thì theo thời gian thực, không để sau khi khủng hoảng xảy ra mới đi tìm rủi ro.
Đây là mô hình quản trị mang tính chất chuyển đổi số thực sự đối với doanh nghiệp và đó mới là mô hình quản trị thực thụ trong thời đại AI.
5 trụ cột quản trị cần có để sẵn sàng cho AI
1. Kiến trúc liên kết chiến lược
Một kiến trúc liên kết chiến lược thường được thực hiện theo 5 bước cơ bản sau:
Chiến lược → Mục tiêu → KPI → Kế hoạch hành động → Kết quả.
Trong đó, AI chỉ hoạt động tốt khi mục tiêu của các cá nhân, phòng ban trong các doanh nghiệp và tổ chức được cấu trúc rõ ràng, rành mạch và không bị chồng chéo lên nhau.
2. Tính toàn vẹn dữ liệu
Trong một doanh nghiệp thì tính toàn vẹn dữ liệu được xác định theo 4 yếu tố sau:
- KPI các nhân, phòng ban, doanh nghiệp được định nghĩa và quy định thống nhất
- Phải đặt ra các quy tắc kiểm soát dữ liệu
- Lịch sử thay đổi dữ liệu phải minh bạch
- Phân quyền xử lý dữ liệu phải rõ ràng
Trường hợp sai định nghĩa và quy định KPI thì sẽ kéo theo sai toàn bộ hệ thống, và tính toàn vẹn dữ liệu của doanh nghiệp coi như không còn.
3. Minh bạch quy trình
Quy trình xử lý dữ liệu giữa các các nhân và phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp phải rõ rang, trong mỗi quy trình phải trả lời được các câu hỏi:
- Ai đề xuất?
- Ai phê duyệt?
- Ai theo dõi?
- Khi nào cảnh báo?
AI không thể vận hành trong môi trường mơ hồ hay theo một quy trình không rõ ràng.
4. Giám sát hiệu suất theo thời gian thực
Khi 3 trụ cột trên được đáp ứng thì AI trở thành một công cụ giám sát mang hiệu suất cao và luôn được xử lý theo thời gian thực ở 3 yếu tố:
- Cảnh báo lệch mục tiêu
- Phân tích xu hướng
- Dự báo kịch bản
AI lúc này mới trở thành công cụ chiến lược của doanh nghiệp.
5. Thiết kế trách nhiệm (Accountability Design)
Thiết kế trách nhiệm là một trụ cột quan trọng bậc nhất của mô hình quản trị kiểm soát chiến lược trong thời đại AI, trong đó:
- Ma trận RACI (Responsibility Assignment Matrix) phải rõ ràng: phân công trách nhiệm, xác định vai trò của từng nhân sự đối với từng nhiệm vụ cụ thể phải rõ ràng, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót công việc.
- Chu kỳ đánh giá định kỳ: việc đánh giá phải thực hiện hàng tháng, hàng quý, hàng năm để kiểm tra tiến độ, năng lực, và hiệu suất công việc.
- Cơ chế escalation (leo thang): là quy trình chuyển giao các vấn đề, rủi ro hoặc quyết định vượt quá thẩm quyền/khả năng xử lý của cấp hiện tại lên cấp quản lý cao hơn. Mục đích là để đảm bảo xử lý kịp thời, đúng người, tránh ảnh hưởng đến tiến độ dự án hoặc dịch vụ khách hàng.
Rủi ro lớn nhất đối với doanh nghiệp trong thời đại AI: Áp dụng AI khi mô hình doanh nghiệp đang thiếu quản trị
Các lãnh đạo doanh nghiệp cần phải hết sức thận trọng khi áp dụng mô hình AI vào quản trị doanh nghiệp, vì nếu doanh nghiệp đang thiếu một trong các yếu tố sau:
- Khi KPI thiếu thống nhất
- Khi dữ liệu đang bị phân mảnh
- Khi chiến lược không được phân rã
- Khi quyền hạn không rõ ràng
Thì AI sẽ tối ưu sai mục tiêu và dẫn đến một hậu quả là: AI sẽ hoạt động không hiệu quả hoặc tối ưu sai các kết quả đầu ra trong kiến trúc liên kết chiến lược của doanh nghiệp.
Quản trị trở thành lợi thế cạnh tranh trong thời đại AI
Doanh nghiệp làm tốt quản trị trong thời đại AI sẽ mang lại những lợi ích vô cùng to lớn mà các mô hình quản trị trước đó không bao giờ có được, đó là:
- Ra quyết định nhanh (có thể theo thời gian thực) nhưng rất an toàn
- Tăng tính minh bạch của doanh nghiệp và tổ chức
- Giảm rủi ro vận hành về 0
- Thực thi chiến lược đồng bộ giữa các cá nhân và phòng ban
- Tăng niềm tin nhà đầu tư và khách hàng
Như vậy, quản trị chiến lược không còn là kiểm soát nội bộ mà nó trở thành nền tảng tăng trưởng thực thụ cho tổ chức và doanh nghiệp.
Tương lai thuộc về doanh nghiệp có kiểm soát chiến lược
Trong vòng 5 năm tới, khi công nghệ và AI có mặt mọi nơi, mọi lúc, thì khẩu hiệu đối với doanh nghiệp không còn là “công nghệ” nữa mà phải là “quản trị”. Khi đó, khác biệt của doanh nghiệp không nằm ở công nghệ mà nằm ở mức độ trưởng thành trong mô hình quản trị trong thời đại AI.
Khi đó, câu hỏi thực sự của lãnh đạo doanh nghiệp không còn là:
“Chúng ta đã có đầy đủ dữ liệu chưa?”
Mà phải là:
“Chúng ta có kiểm soát được tổ chức của mình trong thời đại AI hay không?”
