Trong các dự án xây dựng, chi phí luôn là yếu tố quyết định đến lợi nhuận và sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế cho thấy phần lớn công trình đều gặp tình trạng:
- Vượt ngân sách
- Phát sinh không kiểm soát
- Thiếu minh bạch dữ liệu
Vậy làm thế nào để quản lý chi phí công trình hiệu quả?
Bài viết này sẽ giúp chúng ta hiểu rõ:
- Các vấn đề phổ biến gây nên thất thoát chi phí
- Phương pháp kiểm soát chi phí
- Cách ứng dụng công nghệ để tối ưu chi phí
Vì sao doanh nghiệp khó kiểm soát chi phí công trình?
1. Thiếu dữ liệu theo thời gian thực – real-time
Trong khi lãnh đạo doanh nghiệp cần biết vận hành của công trình càng nhanh càng tốt thì các báo cáo liên quan đến công trình thường được các bộ phận cập nhật:
- Chậm
- Rời rạc
- Và không đồng bộ
Chính vì thế khi lãnh đạo doanh nghiệp phát hiện vấn đề thì đã quá muộn, khi vấn đề liên quan đến công trình phát hiện muộn thì sẽ khó giải quyết và dẫn đến mất thời gian và đội thêm chi phí.
2. Không có hệ thống theo dõi tổng thể
Dữ liệu công trình được các bộ phận liên quan làm việc trên nhiều công cụ khác nhau và nằm ở nhiều nơi:
- Excel
- Zalo
- …
Điều này làm doanh nghiệp không có một “nguồn dữ liệu duy nhất”, vì vậy khi cần tổng hợp dữ liệu sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức.
3. Phát sinh không kiểm soát
Rất nhiều phát sinh không thể kiểm soát trong quá trình thi công, có những phát sinh chủ quan và cũng nhiều phát sinh khách quan., như.
- Chủ đầu tư thay đổi thiết kế
- Thay đổi khối lượng trong quá trình thi công
- Chi phí phát sinh do giá vật liệu tăng hoặc biến động kinh tế vĩ mô
Điều đáng nói là các phát sinh chủ quan lại không được ghi nhận kịp thời để xử lý, điều này dẫn tới nhiều rủi ro lớn cho công trình trong quá trình thi công, đặc biệt là làm đội chi phí của công trình.
4. Không so sánh kế hoạch với thực tế
Các doanh nghiệp xây dựng ở Việt Nam hiện nay thường lên ngân sách dự án từ đầu và sau đó công trình thi công sẽ bám theo ngân sách đó. Tuy nhiên, trong quá trình lập ngân sách thì không theo dõi biến động của thực tế, và đến khi thi công thì ngân sách bị sai lệch lớn so với tình hình giá cả thực tế.
7 phương pháp quản lý chi phí công trình hiệu quả
1. Lập ngân sách chi tiết ngay từ đầu
Ngân sách công trình bao gồm:
- Chi phí vật tư
- Nhân công
- Máy móc
- Các chi phí gián tiếp
Người lập ngân sách cần làm càng chi tiết, bám với biến động thực tế và có khả năng dự báo thì việc kiểm soát chi phí trong quá trình thi công càng tốt.
2. Theo dõi chi phí theo từng hạng mục
Thay vì tổng hợp chi phí chung thì các bộ phận quản lý chi phí công trình cần:
- Tách chi phí theo từng công việc
- Tổng hợp chi phí theo từng giai đoạn
Làm như thế thì mới dễ phát hiện điểm bất thường và đưa ra những quyết định kịp thời nhằm tránh thất thoát chi phí.
3. So sánh kế hoạch với thực tế liên tục
Việc so sách kế hoạch với tiến độ thực tế của từng công việc không phải cuối dự án mới kiểm tra mà cần được theo dõi: hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng…
4. Kiểm soát thay đổi (Change Management)
Các công trình thi công thì sẽ không có công trình nào không có thay đổi so với thiết kế ban đầu, tuy nhiên các nhà quản lý cần phải kiểm soát thay đổi chặt chẽ dựa theo một số yếu tố sau:
- Thay đổi phải được ghi nhận
- Thay đổi phải được phê duyệt
- Thay đổi phải được tính toán chi tiết và rõ ràng tới tác động chi phí thi công công trình thế nào?
5. Chuẩn hóa quy trình phê duyệt
Cần phải quản lý chi phí phát sinh để tránh chi phí chưa được phê duyệt mà đã đưa vào sử dụng. Để làm được việc này thì doanh nghiệp cần phải xây dựng:
- Một quy trình phê duyệt chi phí trong quá trình thi công
- Ở mỗi điểm xử lý trong quy trình đó thì phải có người chịu trách nhiệm
6. Sử dụng dashboard theo thời gian thực
Đỗi với lãnh đạo thì cần phải cung cấp hạ tầng dữ liệu cho họ, và hạ tầng dữ liệu này phải hiển thị trực tiếp cho lãnh đạo theo thời gian thực, hạ tầng dữ liệu phục vụ lãnh đạo phải bao gồm:
- Tổng chi phí công trình tới thời điểm hiện tại
- Chi phí chi tiết theo hạng mục
- Có thể dự báo chi phí có xu hướng vượt ngân sách hay không
Với lãnh đạo thì những dữ liệu trên đến kịp thời sẽ giúp ra quyết định nhanh và giúp tránh thất thoát chi phí chô công trình.
7. Ứng dụng phần mềm quản lý chi phí công trình
Đây là bước cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp, thay vì quản lý công trình bằng kinh nghim và các phương pháp thủ công thì doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý công trình để:
- Cập nhật dữ liệu realtime
- Kiểm soát chi phí toàn bộ dự án
- Kết nối tiến độ – chi phí – công việc
Như vậy doanh nghiệp có thể xây dựng lên một tầng dữ liệu tập trung để phục vụ cho việc vận hành công trình.
https://ibom.vn/tin-giai-phap/tu-hien-thi-du-lieu-den-kiem-soat-chien-luoc-quan-tri-trong-thoi-dai-ai.html
Vai trò của phần mềm trong quản lý chi phí công trình
Các doanh nghiệp hiện đại thì không chỉ “theo dõi chi phí” mà đang dần chuyển sang: quản trị chi phí theo dữ liệu. Ví dụ với một hệ thống như IBOM sẽ giúp doanh nghiệp quản trị chi phí công trình dựa trên những dữ liệu sau:
- Theo dõi chi phí theo thời gian thực
- So sánh kế hoạch vs thực tế
- Cảnh báo vượt ngân sách
- Dashboard cho lãnh đạo
Cách quản trị chi phí này sẽ giúp doanh nghiệp:
- Giảm rủi ro
- Tăng lợi nhuận
- Kiểm soát toàn bộ dự án
Khi nào doanh nghiệp cần nâng cấp hệ thống?
Với các doanh nghiệp quy mô càng ngày càng mở rộng nhưng lai gặp nhiều rủi ro và vấn đề trong vận hành các công trình, cụ thể:
- Quản lý nhiều công trình
- Thường xuyên vượt chi phí
- Mất kiểm soát dữ liệu
Thì đã đến lúc cần một hệ thống quản lý chi phí công trình chuyên nghiệp để giúp doanh nghiệp quản trị chi phí công trình và vượt qua được các rủi ro và sai sót mà cách quản lý truyền thống mang lại.
Đỗ Hữu Binh
CEO, ISOFT
Bài viết nằm trong series phân tích chuyên sâu về quản trị dự án xây dựng và kiểm soát chi phí.
© 2026 Đỗ Hữu Binh. Mọi trích dẫn hoặc sử dụng lại nội dung vui lòng ghi rõ nguồn và tên tác giả.
