Doanh nghiệp không thiếu dữ liệu — mà thiếu cấu trúc dữ liệu
Trong nhiều doanh nghiệp xây dựng, các cuộc họp dự án hoặc khi bàn về việc giải quyết các vấn đề liên quan đến các dự án thì lãnh đạo doanh nghiệp thường có những nhận định rất phổ biến đó là: “chúng ta đang bị thiếu dữ liệu.”, “chúng ta không có đầy đủ thông tin.”, hoặc “báo cáo đưa ra chưa phản ánh đúng thực tế.”
Với các nhận định đó thì các giải pháp thường được đưa ra để giải quyết vấn đề đó là tăng các kênh thu thập thông tin nhằm mục đích giúp lãnh đạo doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể để dễ dàng ra quyết định, như:
- Cần phải thu thập thêm dữ liệu
- Yêu cầu lập thêm nhiều loại báo cáo
- Hoặc tạo thêm file Excel phục vụ thêm cho các nghiệp vụ khác nhau
Tuy nhiên, sau một thời gian thực hiện thì kết quả mang lại cho đại đa số các doanh nghiệp vẫn không hề thay đổi:
- Lãnh đạo vẫn thiếu góc nhìn tổng thể
- Việc ra quyết định vẫn chậm
- Các vấn đề xảy ra với dự án vẫn lặp lại
Rất nhiều lý do lại được các doanh nghiệp đưa ra phân tích để đưa ra phương án giải quyết, nhưng có một lý do rất đơn giản mà các doanh nghiệp thường bỏ qua hoặc không nhìn thấu, đó là: vấn đề không nằm ở việc đang thiếu dữ liệu mà nằm ở doanh nghiệp đang thiếu một cấu trúc dữ liệu.
Doanh nghiệp xây dựng không thiếu dữ liệu
Thực tế, lượng dữ liệu được tạo ra tại các doanh nghiệp xây dựng hàng ngày là vô cùng lớn, chúng bao gồm:
- Dữ liệu tiến độ công trình
- Dữ liệu chi phí dự án
- Dữ liệu mua sắm vật tư
- Dữ liệu từ nhà thầu và công trường
- Dữ liệu tài chính
- Và một loạt các dữ liệ liên quan đến quản trị doanh nghiệp như: công việc, sự kiện,…
Tất cả các loại dữ liệu này đều phải dược ghi chép và lưu trữ trên các phần mềm quản lý, file excel, file word, và cũng có thể là được ghi chép trên giấy… Vì vậy, chúng ta phải khẳng định dữ liệu ở các doanh nghiệp xây dựng không bao giờ bị thiếu mà cái thiếu của doanh nghiệp đó là thiếu phương thức quản lý các loại dữ liệu này. Điều này dẫn đến dữ liệu trong doanh nghiệp xây dựng đang tồn tại một cách:
- Phân tán
- Không đồng nhất
- Và không có sự kết nối
Khi dữ liệu không được quản lý tốt thì nó không còn được tồn tại dưới dạng là tài sản của doanh nghiệp mà sẽ trở thành yếu tố gây nhiễu thông tin cho chính doanh nghiệp, hay nói một cách khác: muốn dữ liệu trở thành một tài sản thì bắt buộc doanh nghiệp phải cấu trúc hoá khối dữ liệu đang tồn tại trong doanh nghiệp.
Khi dữ liệu không có cấu trúc thì doanh nghiệp không thể quản trị
Với các doanh nghiệp xây dựng nói riêng thì khi dữ liệu trong doanh nghiệp không được cấu trúc thì doanh nghiệp sẽ gặp ba vấn đề lớn:
Không thể so sánh: Lãnh đạo doanh nghiệp không có cơ sở thể so sánh hiệu suất giữa các dự án để rút ra được các kinh nghiệm trong quá trình vận hành dự án.
Không phát hiện được quy luật: Các vấn đề xảy ra lặp đi lặp lại trong nhiều dự án nhưng lãnh đạo và các cấp quản lý không nhận diện và rút ra được kinh nghiệm.
Không có góc nhìn hệ thống: Ban lãnh đạo và các cấp quản lý trong doanh nghiệp không hiểu được toàn bộ hệ thống trong doanh nghiệp đang vận hành như thế nào, dữ liệu di chuyển giữa các bộ phận và phòng ban liên quan đến dự án thế nào…
Nói một cách khác, khi dữ liệu trong doanh nghiệp thiếu cấu trúc thì dữ liệu chỉ là công cụ phục vụ vận hành mà không thể trở thành công cụ phục vụ quản trị của doanh nghiệp.
Execution Data – Lớp dữ liệu bị thiếu trong Quản trị Doanh nghiệp
Những quan điểm sai về báo cáo
Nhiều doanh nghiệp có quan điểm rằng: phải làm thật nhiều báo cáo cho nhiều gốc nhìn trong quản lý chính là giải pháp cho vấn đề cầu trúc dữ liệu mà theo họ là đang bị thiếu. Nhưng trên thực tế thì báo cáo không phải là cấu trúc dữ liệu mà báo cáo chỉ phục vụ cho các mục đích sau:
- Đơn giản hóa vận hành thực tế của dữ liệu
- Tóm tắt thông tin đã xảy ra tại doanh nghiệp
- Che giấu các quy luật vận hành của dữ liệu
Khi lãnh đạo hoặc các cấp quản lý phát hiện có vấn đề xuất hiện trong báo cáo thì hệ thống đã vận hành sai từ trước đó rất lâu rồi, và khi lãnh đạo dựa vào báo cáo để ra quyết định thì thông thường quyết định này không còn phù hợp với thực tế vận hành của doanh nghiệp và dự án nữa.
Cấu trúc dữ liệu thực sự là gì?
Vậy dữ liệu như thế nào thì được gọi là có cấu trúc? Một hệ thống dữ liệu dự án có cấu trúc cần đáp ứng 3 yêu cầu sau:
Chuẩn hóa: Tất cả dự án phải được tổ chức theo cùng một mô hình dữ liệu duy nhất và được quản lý trên một hệ thống quản trị duy nhất.
Tích hợp: Dữ liệu tiến độ, chi phí và vận hành giữa các công đoạn và các bộ phận liên quan đến dự án phải được kết nối thông suốt với nhau.
Tính liên tục: Dữ liệu cần phải được cập nhật liên tục theo thời gian thực.
Khi dữ liệu có cấu trúc thì lãnh đạo có thể quản trị và vận hành doanh nghiệp một cách chính xác, minh bạch và giảm thiểu tối đa rủi ro đối với toàn thể các dự án. Việc quản trị doanh nghiệp dựa trên một dữ liệu có cấu trúc thì có thể đáp ứng các yếu tố:
- Dữ liệu giữa các dự án có thể so sánh
- Quy luật quản trị dự án trở nên rõ ràng
- Quyết định của lãnh đạo liên quan đến các vấn đề của dự án trở nên chủ động
Cấu trúc dữ liệu là nền tảng của kiểm soát
Để có thể kiểm soát tốt toàn bộ dự án trong doanh nghiệp thì đòi hỏi lãnh đạo và các cấp quản lý phải đáp ứng những yếu tố:
- Nhìn thấy toàn bộ danh mục dự án
- Phát hiện sớm rủi ro có thể xảy ra với dự án
- Hiểu cách hệ thống vận hành dự án
Như vậy, chúng ta có thể khẳng định lãnh đạo chỉ có thể kiểm soát được dư án chỉ khi dữ liệu trong doanh nghiệp đã được chuẩn hoá theo một cấu trúc nhất định. Khi đó, dữ liệu sẽ trở thành cầu nối giữa: vận hành dự án và quản trị doanh nghiệp.
Chuyển từ thu thập dữ liệu sang thiết kế hệ thống dữ liệu
Đã đến lúc doanh nghiệp cần thay đổi quan điểm về dữ liệu trong doanh nghiệp. Muốn dữ liệu trở thành một tài sản phục vụ cho quá trình quản trị thì doanh nghiệp cần phải chuyển từ khâu thu thập dữ liệu sang khâu thiết kế hệ thống dữ liệu. Các doanh nghiệp cần phải trang bị giải pháp quản trị hệ thống đáp ứng được các yếu tố:
- Chuẩn hóa được dữ liệu của toàn bộ danh mục dự án
- Có khả năng kết nối giữa các hệ thống, phòng ban…
- Có thể xây dựng các công cụ có khả năng giúp lãnh đạo và các cấp quản lý quan sát vận hành của dữ liệu theo thời gian thực
Các nền tảng như IBOM sẽ giúp các doanh nghiệp xây dựng thực hiện điều này thông qua một hệ thống quản lý dự án xây dựng tích hợp. Đã đến lúc lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng cần phải thay đổi quan điểm về dữ liệu bằng cách luôn đặt ra cầu hỏi “Dữ liệu của chúng ta có đủ cấu trúc để ra quyết định hay không?” để biến dữ liệu của trở thành tài sản và phục vụ lãnh đạo và các cấp quản lý trong quá trình vận hành và quản trị doanh nghiệp.
Đỗ Hữu Binh
CEO, ISOFT
Bài viết nằm trong series phân tích chuyên sâu về quản trị dự án xây dựng và kiểm soát chi phí.
© 2026 Đỗ Hữu Binh. Mọi trích dẫn hoặc sử dụng lại nội dung vui lòng ghi rõ nguồn và tên tác giả.
