Ở Việt Nam, các dự án trong ngành xây dựng thì việc trễ tiến độ gần như là một điều “bình thường” đối với các doanh nghiệp thi công cũng như chủ đầu tư. Gần như không có dự án nào hoàn toàn diễn ra đúng như kế hoạch ban đầu và không có công trình nào không gặp vấn đề trong quá trình thi công. Và cũng chính vì vẫn tư duy theo lối mòn đó nên một suy nghĩ rất phổ biến đã hình thành đối với lãnh đạo và các cấp quản lý trong các doanh nghiệp xây dựng, đó là: “Chậm vài ngày cũng không ảnh hưởng nhiều đến doanh nghiệp.”
Nhưng thực tế khi vận hành doanh nghiệp lại cho thấy một điều hoàn toàn khác: Một ngày trễ tiến độ không đơn giản là một con số trên timeline mà nó là một chuỗi chi phí thất thoát âm thầm tích tụ, lan rộng và gia tăng theo thời gian.
Vấn đề lớn nhất mà các doanh nghiệp đang đối mặt đó là phần lớn doanh nghiệp không thực sự nhìn thấy toàn bộ chi phí bị thất thoát gây ra do sự chậm trễ đó mà họ chỉ nhìn thấy các chi phí ở phần nổi còn các chi phí thất thoát gián tiếp, vô hình… mới là thứ nguy hiểm nhất làm khủng hoảng hoặc mất kiểm soát dự án.
Chi phí trực tiếp — phần nổi của tảng băng
Khi một dự án bị trễ tiến độ thì những chi phí thất thoát đầu tiên mà doanh nghiệp có thể nhận ra thường là các chi phí trực tiếp. Đây là những khoản dễ đo lường và dễ ghi nhận trong báo cáo dự án. Những chi phí trực tiếp bao gồm:
Chi phí nhân công
Dù công việc không tiến triển đúng kế hoạch thì toàn bộ đội ngũ thi công dự án vẫn phải duy trì như:
- Công nhân
- Kỹ sư
- Giám sát
- Quản lý dự án
- Và rất nhiều nhân công phụ khác liên quan đến dự án như: bảo vệ, vệ sinh…
Khi dự án bị trễ tiến độ thì chi phí nhân công (tiền lương) vẫn phải phát sinh hàng ngày. Nhưng điều đáng chú ý hơn đó là: chi phí nhân công vẫn phát sinh, nhưng giá trị tạo ra của nhân công gần như không tăng tương ứng.
Chi phí máy móc và thiết bị
Trong các dự án xây dựng thì hầu như máy móc phục vụ dự án được thuê theo ngày hoặc theo ca, các loại máy chuyên dụng cho các dụ án xây dựng thường bao gồm:
- Máy đào
- Máy cẩu
- Và một số thiết bị chuyên dụng khác như: mấy nâng, xe tải…
Một khi tiến độ dự án bị gián đoạn thì các thiết bị có thể phải chờ hoặc hoạt động kém hiệu quả hoặc có thể bị điều chuyển đến các công trường khác… Điều này dẫn đến một thực tế rất rõ ràng: mỗi ngày trễ tiến độ dự án là một ngày doanh nghiệp “đốt hàng đóng tiền” vào các loại tài sản không tạo ra giá trị.
Chi phí vận hành công trường
Một công trường dù hoạt động hiệu quả hay không vẫn phải duy trì một số yếu tố liên quan đến vận hành công trường như:
- Điện
- Nước
- An ninh
- Hậu cần
Những chi phí này thường bị xem là nhỏ nhưng khi dự án bị kéo dài theo thời gian, thì các loại chi phí vận hành này thường trở thành một con số không hề nhỏ.
Execution Infrastructure — Hạ tầng thực thi trong doanh nghiệp hiện đại
Chi phí gián tiếp — nơi thất thoát bắt đầu phình to
Nếu chi phí trực tiếp là phần dễ nhìn thấy thì chi phí gián tiếp mới là nơi tổn thất thực sự đáng lo đối với doanh nghiệp khi dự án bị trễ tiến độ. Những chi phí gián tiếp này thường lớn dần theo cấp số nhân chứ không phải có thể đong đếm như các chi phí trực tiếp. Các loại chi phí gián tiếp có thể kể đến như:
Hiệu ứng domino giữa các hạng mục
Một dự án xây dựng không phải là tập hợp các công việc độc lập mà nó là một chuỗi các công việc bị phụ thuộc lẫn nhau. Vì thế, khi một hạng mục bị trễ thì nó sẽ kéo theo:
- Các hạng mục sau có liên quan đến hạng mục bị trễ không thể triển khai đúng kế hoạch
- Kéo theo các nhà thầu phụ thi công các hạng mục đó bị ảnh hưởng
- Và cái quan trọng là tài nguyên giữa các hạng mục công việc bị xung đột
Điều này tạo ra một hiệu ứng dây chuyền: một ngày trễ ở một điểm có thể tạo ra nhiều ngày trễ ở trên toàn hệ thống. Và khi đó sẽ phát sinh một khoản chi phí cho việc điều chỉnh và lập lại kế hoạch thi công dự án.
Ngoài ra, khi tiến độ của dự án bị phá vỡ so với kế hoạch ban đầu thì BQL dự án và các bộ phận liên quan của doanh nghiệp buộc phải:
- Họp để bàn và điều chỉnh lại kế hoạch của dự án
- Điều phối lại nguồn lực tham gia vào dự án
- Thay đổi thứ tự công việc
Khi phát sinh những hoạt động này thì những tiêu tốn hiển nhiên mà chúng ta có thể nhìn thấy đó là:
- Thời gian của quản lý
- Năng lực tổ chức
- Và đặc biệt là chi phí vô hình đứng đằng sau những hoạt động đó.
Và điều quan trọng hơn nữa đó là: mỗi lần điều chỉnh kế hoạch là một lần làm giảm hiệu quả tổng thể của dự án và suy giảm hiệu suất làm việc của toàn bộ các bộ phận liên quan đến dự án.
Mỗi khi kế hoạch thi công dự án không theo được kế hoạch đặt ra ban đầu và không còn ổn định thì thường dẫn đến những hệ luỵ phát sinh:
- Đội ngũ thi công thường mất nhịp
- Công việc không theo được luồng và trở nên rời rạc
- Tinh thần làm việc sẽ bị ảnh hưởng
Một điều đáng nói đó là hiệu suất dự án thường không giảm ngay lập tức mà nó giảm dần theo thời gian, và đây là dạng chi phí thất thoát thật sư nguy hiểm đối với dự án và doanh nghiệp vì nó khó đo lường nhưng lại ảnh hưởng kiểu tích luỹ và lâu dài.
Chi phí tài chính — tác động lan ra ngoài phạm vi dự án
Với mô hình quản trị hiện nay thì rất nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn chi phí dự án ở phạm vi công trường. Nhưng thực tế, sự chậm trễ của dự án nó còn ảnh hưởng trực tiếp đến cấu trúc tài chính của toàn bộ doanh nghiệp. Những ảnh hưởng lớn có thể kể đến:
Chi phí lãi vay
Đối với các dự án có sử dụng vốn vay thì thời gian càng kéo dài = chi phí lãi tăng. Nhưng điều này đặc biệt nguy hiểm khi:
- Margin dự án thấp
- Hoặc dòng tiền không ổn định
Một khi tiến độ dự án bị chậm thì sẽ dẫn đến các yếu tố liên quan chậm theo như:
- Nghiệm thu tiến độ toàn bộ dự án hoặc từng hạng mục bị lùi lại
- Và thanh toán bị trì hoãn do hồ sơ thanh toán bị chậm
Điều này dẫn đến những ảnh hưởng rất lớn đối với chi phí tài chính của dự án và doanh nghiệp, vì:
- Vốn không được quay vòng
- Doanh nghiệp thiếu thanh khoản
- Và sẽ ảnh hưởng đến chi phí vốn cho các dự án khác
Lúc này Dòng tiền bị tắc nghẽn và vấn đề không còn là “một dự án trễ” nữa mà là: toàn bộ doanh nghiệp bắt đầu chịu áp lực về chi phí.
Chi phí vô hình — nhưng quyết định tương lai
Ngoài ra, có những chi phí vô hình nhưng rất quan trọng đến tương lai và sự phát triển của doanh nghiệp, đây là phần mà nhiều doanh nghiệp bỏ qua nhất nhưng lại là phần có ảnh hưởng lâu dài nhất đối với doanh nghiệp, đó là:
Uy tín và niềm tin
Một dự án trễ tiến độ có thể ảnh hưởng đến:
- Mối quan hệ với chủ đầu tư
- Khả năng trúng thầu dự án mới
- Hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường
Uy tín không mất ngay lập tức nhưng khi đã mất thì doanh nghiệp rất khó lấy lại.
Chi phí cơ hội
Khi một dự án bị kéo dài thì nguồn lực của doanh nghiệp bị “khóa” do phải dồn nguồn lực vào để giải quyết việc chậm trễ của dự án đó và như thế doanh nghiệp không thể nhận thêm dự án mới và đây được ví như một sự thất thoát về chi phí cơ hội. Hay nói cách khác, doanh nghiệp mất đi những cơ hội tăng trưởng trong tương lai.
Áp lực nội bộ và văn hoá tổ chức
Khi một dự án bị chậm trễ kéo dài thì thường dẫn đến:
- Sự đổ lỗi giữa các bộ phận
- Căng thẳng trong đội ngũ
- Mất niềm tin vào hệ thống quản lý
Và đây là điểm bắt đầu của một vấn đề lớn hơn, đó là: khủng hoảng quản trị doanh nghiệp.
Vậy một ngày trễ thực sự doanh nghiệp bị thất thoát bao nhiêu?
Câu trả lời cho câu hỏi này đó là: không có một con số cố định cho mọi dự án, vì nó phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố liên quan.
Tuy nhiên, nếu nhìn nhận một cách tổng thể thì có thể thống kê những con số khá cụ thể như sau:
- Chi phí trực tiếp: hàng chục đến hàng trăm triệu/ngày cho các dự án vừa và nhỏ
- Chi phí gián tiếp: có thể gấp 2–3 lần
- Chi phí tài chính + cơ hội: khó đo lường nhưng chi phí này là cực lớn và đôi khi còn ảnh hưởng đến sự tồn tại của doanh nghiệp
Điều quan trọng đối với doanh nghiệp ở đây không phải là con số thất thoát có thể cân đo đong đếm được chính xác là bao nhiêu mà là lãnh đạo và các cấp quản lý của doanh nghiệp phải hiểu được bản chất của vấn đề: một ngày trễ không phải là một đơn vị thất thoát độc lập mà là một chuỗi chi phí thất thoát cộng dồn theo cấp số nhân.
Vấn đề cốt lõi không phải là “trễ”
Đối với các dự án trong ngành xây dựng thì việc điều hành để khi thực thi dự án để dự án vận hành theo đúng kế hoạch và không bị trễ tiến độ là một điều rất khó. Các dự án xây dựng thường kéo dài và hoạt động ở không gian bên ngoài là chủ yếu nên ngoài yếu tố chủ quan thì dự án còn phải phụ thuộc rất nhiều các yếu tố khách quan. Vì vậy, gần như không có doanh nghiệp nào tránh được hoàn toàn việc trễ tiến độ dự án. Tuy nhiên, vấn đề cốt lõi nó không nằm ở việc “trễ” mà thực sự là lãnh đạo và các cấp quản lý của doanh nghiệp không biết dự án đã bị trễ từ khi nào. Và khi nhận ra thì một loạt các vấn đề liên quan đến dự án đã bị mất kiểm soát, như:
- Vấn đề đã lan rộng
- Chi phí đã phát sinh quá lớn
- Khả năng kiểm soát đã giảm hoặc đã mất khả năng kiểm soát.
Giải pháp không nằm ở việc “làm nhanh hơn”
Khi nhận ra vấn đề của dự án thì thông thường các lãnh đạo và các cấp quản lý họp, phân tích vấn đề, và cố gắng đưa ra các giải pháp căn bản như:
- Tăng nhân lực
- Tăng ca
- Ép tiến độ dự án
- …
Nhưng đây chỉ là giải pháp bề nổi, nó chỉ giải quyết vấn đề chậm tiến độ của dự án ở thời điểm hiện tại mà không giải quyết được cốt lõi của vấn đề. Lãnh đạo của doanh nghiệp cần phải nhìn nhận ra vấn đề thực sự nằm ở: Phải có khả năng kiểm soát tiến độ và vấn đề của dự án theo thời gian thực. Khi đó doanh nghiệp hoàn toàn có thể:
- Phát hiện việc dự án bị trễ sớm hơn
- Hiểu được nguyên nhân gây ra ngay lập tức
- Và quan trọng là đưa ra quyết định kịp thời
Thì “trễ” không còn là khủng hoảng cho doanh nghiệp mà trở thành một vấn đề hoàn toàn có thể kiểm soát và giải quyết tức thì và không làm ảnh hưởng đến những khâu vận hành khác trong dự án.
Kết luận
Như vậy, một ngày trễ tiến độ của dự án thì nó không chỉ là một vấn đề của quá trình vận hành mà nó sẽ phát sinh ra hàng loạt vấn đề ảnh hưởng liên quan, như:
- Vấn đề của tài chính
- Vấn đề của hệ thống
- Hoặc là vấn đề của quản trị
Chính vì thế, việc đánh giá doanh nghiệp mạnh không phải là doanh nghiệp không bao giờ bị trễ tiến độ dự án mà phải là doanh nghiệp có thể kiểm soát, phát hiện, và xử lý vấn đề trễ này thế nào để nó không trở thành khủng hoảng hoặc mất kiểm soát. Đây chính là bài toán áp dụng công nghệ vào quản trị doanh nghiệp trong hiện đại như thế nào.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp của anh/chị đang gặp khó khăn trong việc:
- Kiểm soát tiến độ
- Phát hiện vấn đề kịp thời
- Ra quyết định kịp thời dựa trên dữ liệu
Thì đây chính là thời điểm doanh nghiệp anh/chị cần một hệ thống giải pháp giúp anh/chị:
- Nhìn thấy toàn bộ tiến độ theo thời gian thực
- Phát hiện rủi ro trước khi xảy ra
- Và kiểm soát dự án một cách chủ động
IBOM là một trong những giải pháp được thiết kế cho giải quyết chính bài toán đó.
Đỗ Hữu Binh
CEO, ISOFT
Bài viết nằm trong series phân tích chuyên sâu về quản trị dự án xây dựng và kiểm soát chi phí.
© 2026 Đỗ Hữu Binh. Mọi trích dẫn hoặc sử dụng lại nội dung vui lòng ghi rõ nguồn và tên tác giả.
