Doanh nghiệp đầu tư mạnh phần mềm — nhưng lại thiếu quy trình
Trong vài năm trở lại đây, có một xu hướng rất rõ trong ngành xây dựng là các doanh nghiệp bắt đầu đầu tư mạnh vào phần mềm quản trị: từ phần mềm quản lý dự án xây dựng, hệ thống ERP, đến các công cụ quản lý chi phí, tiến độ và công trường… với kỳ vọng là khi áp dụng phần mềm vào thì công tác quản lý vận hành của dự án và doanh nghiệp sẽ tốt hơn và lãnh đạo doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn.
Nhưng có một thực tế đang tồn tại đó là sau khi triển khai một thời gian, nhiều doanh nghiệp rơi vào một số trạng thái quen thuộc:
- Phần mềm thì triển khai rất nhiều nhưng không dùng hết
- Nhiều công đoạn nhân sự vẫn quay lại sử dụng Excel để quản lý vì thấy Excel nó dễ làm hơn, dễ thay đổi hơn…
- Dữ liệu nhập vào các hệ thống phần mềm lại không đồng nhất
- Báo cáo từ các phần mềm đôi khi không đáng tin hoặc không đầy đủ
- Và cái quan trọng nhất đó là các vấn đề xảy ra trong vận hành dự án thì vẫn lặp lại
Lúc này, kết luận thường được các bộ phận quản lý hoặc các nhân sự thực hiện trực tiếp đưa ra đó là: “Phần mềm này không phù hợp” hoặc “Triển khai không thành công”…
Nhưng nếu chúng ta đi sâu vào phân tích kỹ thì phần lớn vấn đề không nằm ở phần mềm mà vấn đề đang nằm ở một nhân tố hết sức cơ bản, đó là: quy trình vận hành
Phần mềm không thể vận hành nếu chưa tồn tại một quy trình
Về bản chất thì phần mềm chỉ là công cụ hỗ trợ để thực thi một quy trình. Nó giúp chuẩn hóa, tự động hóa và kiểm soát những gì doanh nghiệp đã xác định được rõ ràng. Nhưng trong nhiều doanh nghiệp xây dựng, đặc biệt là các doanh nghiệp xây dựng vừa và nhỏ, thì vấn đề nằm ở chỗ: Quy trình chưa thực sự tồn tại một cách rõ ràng và cách thức quản lý dự án thường vẫn thiên về việc sử sụng kinh nghiệp của lãnh đạo và các cấp quản lý.
Chính vì thế, cùng một loại dự án nhưng đã xảy ra rất nhiều sự chồng chéo và thiếu sự thống nhất, như:
- Mỗi đội tham gia vào dự án làm theo một cách
- Mỗi giám đốc dự án quản lý theo một kiểu
- Mỗi công trường báo cáo dự án theo một cách thức khác nhau
Nói cách khác, quản trị dự án tại các doanh nghiệp đó đang không có một quy chuẩn chung, không có một “cách làm đúng” được thống nhất xuyên suốt từ lãnh đạo đến các cấp quản lý và đến các tổ đội, phòng ban tham gia vào dự án.
Trong bối cảnh như vậy, khi triển khai phần mềm doanh nghiệp không sớm hay muộn cũng bị thất bại vì các lý do:
- Người dùng không biết phải nhập dữ liệu gì vào phần mềm cho đúng
- Dữ liệu được đưa vào phần mềm trở nên lộn xộn và thiếu quy chuẩn
- Hệ thống quản trị bằng phần mềm tại doanh nghiệp sẽ không có ý nghĩa
Số hóa thiếu kiểm soát sẽ không tạo ra giá trị cho doanh nghiệp
Có một sai lầm rất phổ biến là lãnh đạo doanh nghiệp thường đu theo phong trào, tức là: Doanh nghiệp cố gắng “chuyển đổi số” mặc dù cách vận hành trong nội tại của doanh nghiệp chưa chuẩn hóa một cách rõ ràng. Và kết quả mang lại cho doanh nghiệp khi triển khai các hệ thống phần mềm để phục vụ chiến lược chuyển số đó là:
- Quy trình hiện tại vốn đã rối, thiếu rõ ràng lại được đưa lên trên hệ thống
- Các thao tác trên phần mềm trở nên phức tạp hơn đối với người dùng
- Người dùng luôn cảm thấy “bị làm khó” hoặc bị nhiều việc thêm khi sử dụng phần mềm
Khi đó, kết quả của chuyển đổi số của doanh nghiệp là: thay vì giúp tối ưu hoá hay đơn giản hóa công việc của doanh nghiệp thì các hệ thống phần mềm lại khiến công việc của nhân viên nặng hơn và có phần rối rắm hơn.
Bản chất vấn đề ở đây đó là doanh nghiệp đang không chuyển đổi mà chỉ đang số hóa dựa trên một quy trình quản lý thiếu minh bạch hiện tại. Và kết quả là phần mềm không thể tạo ra giá trị cho doanh nghiệp mà còn có xu hướng làm giảm giá trị.
Vì sao nhân sự “không muốn dùng phần mềm”?
Khi triển khai phần mềm thất bại thì nhiều lãnh đạo doanh nghiệp thường đưa ra nhiều lý do để quy kết như: “Nhân sự bảo thủ, không chịu thay đổi cách làm cũ” hay “Đội dự án không muốn dùng phần mềm”…
Tuy nhiên, nếu chúng ta đứng trên vai trò của nhân sự để nhìn nhận thì thực tế thường không phải vậy. Nhân sự của doanh nghiệp không bao giờ chống lại phần mềm. Bản chất thì nhân sự chỉ không dùng những thứ: làm họ khó làm việc hơn hoặc không giúp họ rõ ràng hơn.
Một khi qhi quy trình quản lý tại doanh nghiệp không rõ ràng thì trong quá trình vận hành doanh nghiệp thường bị phát sinh một số vấn đề sau:
- Mỗi người hiểu công việc theo một cách
- Mỗi người nhập dữ liệu theo một kiểu
- Kết quả đầu ra tại các khâu quản lý sẽ không nhất quán
Cứ như vậy các hệ thống phần mềm dần tạo cho người dùng cảm giác mất niềm tin và phản ứng tự nhiên là nhân sự doanh nghiệp muốn quay lại sử dụng Excel vì một lý do đơn giản là: Dùng Excel sẽ “dễ kiểm soát công việc hơn”.
Lớp bị thiếu: Thiết kế quy trình
Trước khi nói đến triển khai phần mềm thì các doanh nghiệp xây dựng cần phải làm rõ một câu hỏi: “Chúng ta đang vận hành dự án theo phương thức, quy trình nào?”. Chỉ khi doanh nghiệp trả lời rõ ràng được câu hỏi đó thì lúc đó mới đúng thời điểm doanh nghiệp nên triển khai phần mềm để hỗ trợ công tác quản lý.
Một quy trình tốt trong quản lý dự án xây dựng thường cần phải trả lời rõ các câu hỏi:
- Các bước chính của một dự án là gì?
- Ở mỗi bước, cần dữ liệu gì?
- Ai chịu trách nhiệm xử lý ở các bước đó?
- Khi nào thì các bộ phận liên quan hoặc các cấp quản lý cần báo cáo?
- Khi nào thì hệ thống cần cảnh báo rủi ro?
Chỉ khi những câu hỏi này định nghĩa được rõ ràng các câu trả lời thì phần mềm triển khai tại doanh nghiệp mới có thể “chạy đúng”. Ngược lại, nếu quy trình mơ hồ và không rõ ràng thì phần mềm sẽ phản ánh kết quả đúng theo chính sự mơ hồ đó vì phần mềm đơn giản chỉ là các công cụ hỗ trợ.
Doanh nghiệp cần “Mua phần mềm” hay cần “Thiết kế hệ thống”?
Đối với các lãnh đạo doanh nghiệp thì cần phải một trong những thay đổi quan trọng nhất trong tư duy đó là: phải chuyển từ đặt câu hỏi “chúng ta cần phần mềm gì?” sang “chúng ta cần một hệ thống vận hành như thế nào?”. Và trong hệ thống vận hành đó các yếu tố sau cần phải được chỉ ra rõ:
- Quy trình phải là nền tảng
- Dữ liệu là đầu vào
- Và phần mềm là công cụ thực thi
Hay nói cách khác, trước khi cần phần mềm quản lý thì doanh nghiệp cần phải thiết kế lên một hệ thống quản trị rõ ràng và xuyên suốt trong các khâu quản lý.
Câu hỏi quan trọng dành cho lãnh đạo
Trước khi quyết định triển khai bất kỳ hệ thống nào, câu hỏi quan trọng nhất dành cho lãnh đạo doanh nghiệp không phải là: “Phần mềm nào tốt nhất?” mà là: “Quy trình của chúng ta đã đủ rõ ràng và quy chuẩn để có thể áp dụng phần mềm vào vận hành chưa?”
Bởi vì phần mềm chỉ là các công cụ hỗ trợ, nó không tạo ra được trật tự hoặc phân vai trò vào quy trình vận hành dự án mà nó chỉ giúp doanh nghiệp đơn giản hoá, tối ưu hoá những gì đang tồn tại tại doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp thiết kế lên những quy trình tốt thì các hệ thống phần mềm sẽ phát huy rất mạnh vai trò của nó, và ngược lại.
Như vậy, trrong ngành xây dựng, chuyển đổi số không bắt đầu từ công nghệ mà nó bắt đầu từ cách doanh nghiệp định nghĩa và chuẩn hóa phương thức làm việc trong dự án và doanh nghiệp, và phần mềm chỉ là bước sau. Nếu doanh nghiệp nào bỏ qua bước đầu này thì việc triển khai phần mềm chắc chắn sẽ có xác suất thất bại cao hơn rất nhiều. Và nguyên nhân thất bại không phải tại phần mềm mà đó là vấn đề của quy trình.
Đỗ Hữu Binh
CEO, ISOFT
Bài viết nằm trong series phân tích chuyên sâu về quản trị dự án xây dựng và kiểm soát chi phí.
© 2026 Đỗ Hữu Binh. Mọi trích dẫn hoặc sử dụng lại nội dung vui lòng ghi rõ nguồn và tên tác giả.
