Doanh nghiệp không thiếu dữ liệu — mà thiếu khả năng hành động
Trong nhiều doanh nghiệp xây dựng hiện nay, khi nói đến quản trị dự án thì một mục tiêu rất phổ biến đó là làm sao để có thể tăng khả năng quan sát (visibility) dự án càng nhiều càng tốt. Đó cũng là lý do mà khi đầu tư phần mềm thì đại đa số các doanh nghiệp đều có yêu cầu đầu tư lớn vào các công cụ tăng có thể khả năng quan sát dữ liệu trên phần mềm như:
- Các hệ thống dashboard
- Hệ thống báo cáo
- Công cụ quản lý dự án xây dựng
- Các công cụ theo dõi tiến độ, chi phí…
Thực tế là sau một thời gian, mọi thứ có vẻ cải thiện đối với doanh nghiệp khi:
- Dữ liệu dần nhiều hơn
- Báo cáo ngày càng rõ hơn
- Lãnh đạo có thể quan sát được nhiều hơn về dữ liệu và nhiều góc nhìn khác nhau về dự án.
Mặc dù khả năng quan sát dữ liệu của lãnh đạo và các cấp quản lý đã cải thiện nhưng có một số vấn đề của các dự án gần như không hề thay đổi, đó là:
- Dự án vẫn xảy ra nhiều vấn đề trong quá trình thi công
- Phản ứng của lãnh đạo và các cấp quản lý vẫn chậm
- Rủi ro của dự án vẫn lan rộng vì không có giải pháp kịp thời để xử lý và kiểm soát
Điều này cho thấy một thực tế quan trọng: lãnh đạo có thể nhìn thấy dữ liệu nhưng chưa chắc đã kiểm soát được các vấn đề phát sinh với dự án, và sự hỗ trợ khả năng quan sát từ các công cụ quản lý không đồng nghĩa với hành động cần thiết để giải quyết các vấn để nãy sinh trong quá trình vận hành dự án.
Quan niệm sai trong quản trị: Nhìn thấy là đủ
Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp tin rằng chỉ cần họ nhìn thấy vấn đề là họ sẽ xử lý được vấn đề. Đây là một quan niệm sai hoàn toàn vì trong thực tế các vấn đề phát sinh đối với một dự án thường không đơn giản.
Một dashboard trên các công cụ phần mềm có thể giúp lãnh đạo và các cấp quản lý nhìn thấy:
- Dự án đang chậm tiến độ
- Chi phí đang vượt kế hoạch
Nhưng sau khi lãnh đạo “nhìn thấy” thì điều gì xảy ra tiếp theo? Lãnh đạo, các cấp quản lý, và các bộ phận liên quan đến dự án cần phải hành động gì? Nếu lãnh đạo không có kinh nghiệm thì hành động xử lý vấn đề nảy sinh là một câu chuyện khó khăn hơn rất nhiều so với họ tưởng tượng. Và nếu không có hành động cụ thể để giải quyết vấn đề thì việc nhìn thấy dữ liệu đó hoàn toàn không tạo ra bất kỳ giá trị nào cho dự án.
Vì sao nhìn thấy dữ liệu nhưng không có hành động?
Đây là điểm nghẽn lớn nhất trong nhiều doanh nghiệp xây dựng. Lãnh đạo có thể nhìn rất rõ dữ liệu của dự án khi dự án phát sinh vấn đề nhưng không thể đưa ra các hành động tiếp theo để giải quyết vấn đề đó như thế nào vì họ đang thiếu một tầng dữ liệu thực thi.
Dù đã có dữ liệu tổng hợp của dự án thông qua các báo cáo, dashboard, nhưng lãnh đạo vẫn không biết các công đoạn xử lý nào và do ai xử lý… Lãnh đạo không thể hành động khi:
- Không rõ ai là người phải hành động tại thời điểm vấn để phát sinh với dự án
- Không có quy định rõ ràng để kích hoạt hành động
- Không có quy trình xử lý thống nhất trong dự án
Và kết quả luôn xảy ra với doanh nghiệp đó là: vấn đề được “biết đến” nhưng sẽ không được “giải quyết”.
Khoảng trống nguy hiểm trong quản trị doanh nghiệp: Biết nhưng không thể làm
Nhiều doanh nghiệp xây dựng hiện nay đang rơi vào trạng thái rất nguy hiểm, đó là: biết vấn đề đang xảy ra nhưng không hành động đủ nhanh hoặc không thể hành động để xử lý vấn đề đó.
Ban đầu, vấn đề xảy ra với dự án có thể rất nhỏ, như: một hạng mục chậm một vài ngày hoặc một chi phí phát sinh nhỏ tại một hạng mục hoặc ở vật tư công trình nào đó… Tuy nhiên, nếu không xử lý kịp thời các phát sinh nhỏ đó thì những rủi ro lớn đối với dự án dần hình thành, như:
- Phát sinh đó sẽ lan sang các hạng mục hoặc công việc khác
- Phát sinh đó sẽ làm ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ của dự án
- Chỉ cần chậm một vài ngày nhưng sẽ kéo theo chi phí nhân công, vật tư, thiết bị của dự án tăng lên rất nhiều.
Tóm lại, khi lãnh đạo biết vấn đề nhưng phải tìm hiểu, nghiên cứu… cho đến lúc bắt tay vào hành động để xử lý thì đã quá muộn, kéo theo chi phí xử lý và thất thoát của vấn đề cao hơn rất nhiều.
Một “hệ thống hành động” cần những gì?
Vậy, để thực sự kiểm soát được dự án thì doanh nghiệp không chỉ cần có dữ liệu mà cần có một hệ thống có thể giúp lãnh đạo doanh nghiệp biến các dữ liệu đó thành hành động cụ thể.
Một hệ thống (giải pháp) hành động như vậy thường bao gồm 4 yếu tố cốt lõi sau:
1. Ngưỡng kích hoạt (trigger)
Yếu tố được định nghĩa để giúp lãnh đạo và các cấp quản lý biết được khi nào thì cần hành động?
2. Trách nhiệm rõ ràng
Yếu tố được định nghĩa và quy định rõ ràng ai là người phải xử lý ở trong từng khâu vận hành của cả quy trình?
3. Phương án chuẩn
Yếu tố đề xuất phương án xử lý, giúp lãnh đạo biết được với vấn đề đang xảy ra đó với dự án thì cần xử lý theo cách nào?
4. Vòng phản hồi
Kết quả phản hồi để nhận định xem hành động đó có hiệu quả không?
Nếu hệ thống (giải pháp) đưa ra thiếu một trong 4 yếu tố cốt lõi này thì dữ liệu chỉ dừng lại ở mức “thông tin” và sẽ không trở thành “công cụ quản trị”.
Từ “nhìn thấy” đến “kiểm soát”
Một hệ thống có thể giúp lãnh đạo và các cấp quản lý của doanh nghiệp kiểm soát được dự án sẽ không đến từ việc nhìn thấy nhiều hơn mà phải đến theo quy trình: nhìn thấy → hiểu → hành động → điều chỉnh. Chính vì thế, nếu thiếu bước “hành động” trong quy trình này thì toàn bộ hệ thống sẽ bị tắc ở chính giai đoạn giữa của cơ chế quản trị. Và đó cũng chính là những lý do mà đại đa số các doanh nghiệp xây dựng đang gặp phải, như:
- Có dữ liệu nhưng vẫn mất kiểm soát
- Có dashboard, báo cáo tổng hợp nhưng vẫn xử lý chậm
Từ hệ thống quan sát (visibility) sang hệ thống hành động (action system)
Để có thể giải quyết những vấn đề nêu trên thì doanh nghiệp cần chuyển từ tư duy “xây dựng hệ thống quan sát” sang tư duy “thiết kế hệ thống hành động”. Trong hệ thống hành động đó sẽ phải bao gồm:
- Gắn dữ liệu với trigger cụ thể để có thể kích hoạt hành động
- Đưa hành động vào quy trình được định nghĩa thông qua hệ thống
- Đảm bảo có người chịu trách nhiệm tại mỗi một khâu hành động trong hệ thống.
Các nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể như IBOM có thể giúp doanh nghiệp thực hiện điều này theo phương thức: kết nối dữ liệu dự án với việc định nghĩa các luồng xử lý và hành động thực tế.
Kết luận
Với lãnh đạo doanh nghiệp trong kỷ nguyên hiện đại thì câu hỏi mà lãnh đạo cần đặt ra trong quá trình quản trị dự án không còn là “chúng ta có nhìn thấy đủ dữ liệu liên quan đến dự án không?” mà phải là câu hỏi “chúng ta có hệ thống để biến dữ liệu được nhìn thấy thành hành động ngay lập tức hay không?”. Vì trong thực tế doanh nghiệp thường không thất bại vì không thấy vấn đề mà thất bại vì không hành động kịp thời để xử lý vấn đề đó.
Đỗ Hữu Binh
CEO, ISOFT
Bài viết nằm trong series phân tích chuyên sâu về quản trị dự án xây dựng và kiểm soát chi phí.
© 2026 Đỗ Hữu Binh. Mọi trích dẫn hoặc sử dụng lại nội dung vui lòng ghi rõ nguồn và tên tác giả.
